Capitulo 17: Usuarios e Invitaciones
Gestionando a las personas de tu escuela
La seccion de Usuarios (llamada "Alta de Usuarios" en la sidebar) es donde gestionas a todas las personas que forman parte de tu escuela de vuelo: alumnos, instructores, personal administrativo y otros administradores. Desde aca invitas gente nueva, cambias roles, configuras permisos y das de baja a quienes ya no participan.
Acceder a la seccion
Toca "Alta de Usuarios" en la barra lateral izquierda. Se abre la pantalla con dos pestanas: Usuarios e Invitaciones.
Lo que ves al entrar
Encabezado
- Titulo: "Usuarios"
- Descripcion: "Gestion de miembros e invitaciones"
- Boton: "Invitar Usuario" (con icono de persona con "+") -- es lo primero que te llama la atencion y con razon, porque invitar gente es la accion principal de esta seccion.
Tarjetas de resumen
Cinco tarjetas te muestran la composicion de tu equipo:
| Tarjeta | Icono | Que muestra |
|---|---|---|
| Total | Personas (azul) | Cantidad total de usuarios en la escuela |
| Alumnos | Personas (azul principal) | Cantidad de usuarios con rol Alumno |
| Instructores | Birrete (verde) | Cantidad de usuarios con rol Instructor |
| Admins | Escudo (rojo) | Cantidad de usuarios con rol Administrador |
| Pendientes | Sobre (amarillo) | Cantidad de invitaciones enviadas que todavia no se aceptaron |
Pestana "Usuarios"
La pestana principal muestra la tabla con todos los miembros de tu escuela.
Buscador
Arriba a la derecha de la tabla hay un campo de busqueda. Podes buscar por nombre, apellido o email.
Columnas de la tabla
| Columna | Que muestra |
|---|---|
| Usuario | Avatar con iniciales, nombre completo y email |
| Rol | Etiqueta de color: Admin (rojo), Instructor (verde), Alumno (azul), Staff (otro color) |
| Telefono | Numero de telefono si lo tiene cargado, sino "-" |
| Fecha Alta | Cuando se sumo a la escuela (formato dd/mm/aaaa) |
| Estado | "Activo" (verde) o "Inactivo" (gris) |
| Acciones | Tres botones: Cambiar rol, Permisos, Eliminar |
Acciones por usuario
Cada fila tiene tres botones de accion:
- Lapiz (Cambiar rol): Abre un dialogo para cambiar el rol del usuario.
- Engranaje (Permisos): Abre el panel de permisos donde asignas aeronaves y grillas.
- Papelera (Eliminar): Elimina al usuario de la escuela.
Los cuatro roles explicados en detalle
Admin (Administrador)
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Color de etiqueta | Rojo |
| Icono | Escudo |
| Acceso webapp | Completo a todas las secciones del modulo Institucion |
| Puede | Invitar usuarios, cambiar roles, gestionar aeronaves, ver todas las cuentas, generar liquidaciones, aprobar documentos, crear tarifas y packs |
| No puede | Eliminarse a si mismo como admin si es el unico |
| Cuando asignarlo | Al dueno de la escuela, socios, o personal de confianza con responsabilidad total |
Instructor
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Color de etiqueta | Verde |
| Icono | Birrete de graduacion |
| Acceso webapp | Panel de Instructor (Dashboard, Mis Vuelos, Mis Alumnos, Liquidaciones, Aula Virtual) |
| Puede | Ver sus propios vuelos, revisar y aprobar vuelos de sus alumnos, ver su historial de liquidaciones, gestionar el Aula Virtual |
| No puede | Acceder a la administracion general, ver pagos de otros, cambiar roles, invitar usuarios |
| Cuando asignarlo | A los instructores de vuelo de tu escuela |
Alumno
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Color de etiqueta | Azul |
| Icono | Personas |
| Acceso webapp | Portal del Piloto (limitado, lectura) |
| Acceso app movil | Completo (reservas, vuelos, tracking GPS, documentos, pagos, logbook) |
| Puede | Ver sus vuelos, hacer reservas, subir documentos, ver su cuenta corriente, usar la app de tracking |
| No puede | Acceder a la administracion, ver datos de otros alumnos |
| Cuando asignarlo | A todos los estudiantes y pilotos que vuelan en la escuela |
Staff
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Color de etiqueta | Color terciario |
| Icono | Maletin |
| Acceso webapp | Limitado segun permisos |
| Puede | Lo que le asigne el admin (puede variar) |
| No puede | Lo que el admin no le habilite |
| Cuando asignarlo | A secretarios, recepcionistas, personal administrativo que necesita acceso parcial |
Invitar un usuario nuevo
El asistente de invitacion
- Toca el boton "Invitar Usuario" (arriba a la derecha)
- Se abre un asistente (wizard) que te guia paso a paso:
Paso 1 -- Datos basicos:
- Email: La direccion de correo del nuevo usuario (obligatorio)
- Nombre: Nombre de pila (opcional, pero recomendado)
- Apellido: Apellido (opcional, pero recomendado)
Paso 2 -- Rol:
- Elegis que rol va a tener: Alumno, Instructor, Staff o Admin
- Toca "Enviar Invitacion"
Que pasa despues
- El sistema envia un email automatico a la direccion que pusiste.
- El email contiene un link de invitacion unico.
- La persona toca el link y se abre NAVIA para crear su cuenta (o vincular una existente).
- Una vez que acepta, aparece automaticamente en la lista de usuarios con el rol asignado.
Ejemplo practico
Por ejemplo, si se inscribio un alumno nuevo llamado Lucas Martinez con email lucas@email.com:
- Tocas "Invitar Usuario"
- Pones email: lucas@email.com, nombre: Lucas, apellido: Martinez
- Elegis rol: Alumno
- Tocas "Enviar Invitacion"
- Lucas recibe el email, acepta y ya tiene acceso a la app
Pestana "Invitaciones"
En esta pestana ves todas las invitaciones enviadas, sin importar su estado.
Columnas de la tabla
| Columna | Que muestra |
|---|---|
| Direccion a la que se envio | |
| Nombre | Nombre y apellido (si se completaron) |
| Rol | El rol asignado (con color) |
| Estado | Pendiente, Aceptada, Cancelada o Expirada |
| Enviada | Fecha en que se envio la invitacion |
| Expira | Fecha limite para aceptarla |
| Acciones | Reenviar o Cancelar (solo si esta pendiente) |
Estados de una invitacion
| Estado | Color | Significado |
|---|---|---|
| Pendiente | Gris | Enviada, esperando que la persona la acepte |
| Aceptada | Verde | La persona se registro exitosamente |
| Cancelada | Rojo | Vos la cancelaste manualmente |
| Expirada | Rojo | Paso el tiempo limite sin que la aceptaran |
Acciones sobre invitaciones pendientes
Para invitaciones que todavia estan en estado "Pendiente", tenes dos botones:
- Reenviar (icono de flechas circulares): Manda un nuevo email con el mismo link. Util si la persona dice que no le llego el primer mail.
- Cancelar (icono de X roja): Invalida la invitacion. El link deja de funcionar.
Tip: Si una invitacion expiro y el alumno todavia quiere inscribirse, simplemente crea una nueva invitacion con los mismos datos.
Cambiar el rol de un usuario
- En la tabla de usuarios, toca el boton de lapiz en la fila del usuario
- Se abre un dialogo que dice "Cambiar Rol"
- Muestra el nombre del usuario y te deja elegir el nuevo rol de un desplegable:
- Alumno
- Instructor
- Staff
- Admin
- Toca "Guardar"
Nota importante: Cambiar el rol de un instructor a alumno (o viceversa) no borra sus vuelos ni liquidaciones previas. Todo el historial se mantiene. Lo que cambia es el acceso que tiene a la plataforma de ahi en adelante.
Ejemplo practico
Un alumno que obtuvo su licencia y ahora va a ser instructor en la escuela: le cambias el rol de "Alumno" a "Instructor" y automaticamente tiene acceso al panel de instructor.
Configurar permisos de un usuario
Los permisos controlan a que aeronaves y grillas puede acceder un usuario.
- En la tabla de usuarios, toca el boton de engranaje en la fila del usuario
- Se abre el dialogo de Permisos de Usuario
- Vas a ver dos secciones:
Permisos de Aeronaves
Lista de todas las aeronaves de la escuela con checkboxes. Marca las que este usuario puede usar o ver.
Por ejemplo, si tu escuela tiene tres aviones (LV-ABC, LV-DEF, LV-GHI) pero un alumno solo esta habilitado para volar el Cessna 172 LV-ABC, solo marcas esa aeronave.
Permisos de Grillas
Lista de todas las grillas con checkboxes. Marca las grillas donde este usuario puede hacer reservas.
- Toca "Guardar" para aplicar los cambios.
Nota importante: Si un alumno no tiene ninguna aeronave asignada, no va a poder ver aviones disponibles en la app movil. Si no tiene grillas asignadas, no va a poder hacer reservas.
Eliminar un usuario de la escuela
- En la tabla de usuarios, toca el boton de papelera roja en la fila del usuario
- Se abre un dialogo de confirmacion: "¿Eliminar usuario? ¿Estas seguro que deseas eliminar a [Nombre] de la organizacion? Esta accion no se puede deshacer."
- Toca "Eliminar" para confirmar, o "Cancelar" para volver
Nota importante: Eliminar a un usuario lo remueve de tu escuela, pero no borra su cuenta de NAVIA. Si en el futuro queres que vuelva, simplemente enviale una nueva invitacion y se vuelve a vincular con su historial intacto.
Verificacion de usuarios
Cuando un usuario nuevo se registra, puede pasar por un proceso de verificacion que incluye:
- Completar sus datos personales
- Subir documentos obligatorios (licencia, certificado medico, etc.)
- Que el admin apruebe esos documentos
Desde la lista de usuarios podes ver el estado de verificacion de cada persona. Los usuarios con documentos pendientes de aprobacion aparecen con indicadores visuales.
Flujo completo de alta de un usuario
- Admin envia invitacion con email y rol
- El usuario recibe el email con el link
- El usuario acepta y crea su cuenta (o vincula una existente)
- Aparece en la lista de usuarios de la escuela
- El admin configura permisos (aeronaves y grillas)
- El usuario sube documentos desde la app
- El admin aprueba los documentos
- El usuario esta listo para reservar y volar
Problemas comunes
"Le envie la invitacion pero dice que no le llego"
- Pedi al usuario que revise la carpeta de spam/correo no deseado.
- Verifica que el email este bien escrito (sin errores tipograficos).
- Reenvia la invitacion tocando el boton de reenviar en la pestana de Invitaciones.
"La invitacion expiro"
- Crea una nueva invitacion con los mismos datos. Las invitaciones viejas dejan de funcionar.
"Quiero cambiar el email de un usuario"
- El email no se puede cambiar desde la seccion de usuarios. El usuario debe actualizar su email desde su perfil personal.
"Un usuario tiene acceso a aeronaves que no deberia ver"
- Anda a la fila del usuario, toca el engranaje de Permisos y desmarca las aeronaves que no corresponden.
"Elimine a un usuario por error"
- No te preocupes, podes volver a invitarlo con el mismo email. Su historial de vuelos y pagos se mantiene en el sistema.
"No puedo cambiar mi propio rol"
- Por seguridad, un admin no puede cambiarse el rol a si mismo. Otro admin debe hacerlo.