Capitulo 15: Programacion y Grillas

El corazon de la organizacion de tu escuela

La Programacion es probablemente la seccion que mas vas a usar en el dia a dia. Aca es donde organizas cuando vuela cada avion, cuando esta disponible cada instructor y quien reserva cada horario. Pensa en las grillas como las agendas de tus aeronaves e instructores, y en los bloques como las casillas horarias que se pueden reservar.

Conceptos basicos

Antes de meternos en los botones y pantallas, es importante que entiendas tres conceptos:

Grilla

Una grilla es un calendario de disponibilidad asociado a una aeronave o un instructor. Define en que dias y horarios ese recurso esta disponible para vuelos.

Por ejemplo: Podrias tener una grilla llamada "LV-ABC Manana" que indica que el Cessna 172 con matricula LV-ABC esta disponible de lunes a viernes de 8:00 a 13:00.

Bloque

Un bloque es la unidad minima de tiempo dentro de una grilla. Es el "slot" o casilla que un alumno puede reservar. Si tu grilla tiene bloques de 60 minutos, y el horario es de 8:00 a 13:00, vas a tener 5 bloques por dia.

Configuracion de disponibilidad

Es la regla que le dice a la grilla "genera bloques automaticamente de tal hora a tal hora, tales dias, con tal duracion". Una vez que creas esta configuracion, el sistema genera todos los bloques individuales.

Acceder a la Programacion

Tenes dos secciones relacionadas en la sidebar:

• Grillas: Para crear y administrar las grillas (las "agendas")
• Programacion: Para ver el calendario visual con los bloques y hacer reservas

Empecemos por las grillas.

Crear una Grilla

1. Anda a Grillas en la barra lateral
2. Toca el boton "Nueva Grilla" (arriba a la derecha, con un icono "+")
3. Completa los siguientes campos:

4. Toca "Crear"

Nota importante: Una grilla inactiva no aparece en el calendario de programacion. Podes desactivarla temporalmente (por ejemplo, si el avion entra en mantenimiento) sin perder la configuracion.

Ejemplo practico

Supongamos que tenes un Cessna 172 con matricula LV-ABC y queres que este disponible para vuelos de lunes a viernes por la manana:

1. Creas una grilla llamada "LV-ABC Manana"
2. Seleccionas tipo Aeronave y elegis LV-ABC
3. La dejas en estado Activa
4. Tocas Crear

Listo, ya tenes la grilla. Pero todavia no tiene horarios -- eso lo configuramos en el siguiente paso.

Configurar la disponibilidad

Una vez creada la grilla, necesitas decirle que dias y horarios va a estar disponible.

1. Anda a la grilla que acabas de crear
2. Toca "Agregar Configuracion"
3. Completa:

4. Toca "Guardar"

Al guardar, el sistema genera automaticamente todos los bloques para las fechas indicadas. En nuestro ejemplo, se crearian 5 bloques por dia (8:00, 9:00, 10:00, 11:00, 12:00), de lunes a viernes, durante tres meses. Eso son mas de 300 bloques generados en un segundo.

Tip: Podes tener varias configuraciones en la misma grilla. Por ejemplo, una para la manana (8:00 a 13:00) y otra para la tarde (14:00 a 18:00) con diferente duracion de bloque.

La pantalla de Programacion

Anda a Programacion en la sidebar para ver el calendario visual. Esta es la pantalla mas completa de la seccion.

Controles superiores

En la parte de arriba vas a encontrar:

• Selector de grilla: Un desplegable donde elegis que grilla queres ver. Por ejemplo, "LV-ABC Manana" o "Instructor Gomez".
• Navegacion de fechas: Flechas izquierda/derecha para moverte entre periodos (semanas, meses, dias).
• Selector de vista: Tres botones para cambiar entre las vistas de Mes, Semana y Dia.
• Boton "+" (Nuevo bloque): Para crear bloques manualmente.
• Boton "Reserva Extendida": Para crear reservas recurrentes.

Las tres vistas del calendario

Vista Mensual

Muestra un calendario clasico del mes completo. Cada dia tiene indicadores de color que muestran cuantos bloques hay y en que estado estan. Es util para tener una vision general de la ocupacion.

• Verde: Bloques disponibles
• Azul: Bloques reservados
• Gris: Bloques ocupados (con vuelo asociado)
• Rojo: Bloques bloqueados

Al hacer clic en un dia, cambias a la vista de ese dia.

Vista Semanal

La mas usada en el dia a dia. Muestra los 7 dias de la semana en columnas, con las horas del dia en filas. Cada bloque aparece como un rectangulo de color en la posicion correspondiente.

Podes ver de un vistazo:

• Que bloques estan libres (verdes)
• Cuales ya tienen alumno asignado (azules) -- muestra el nombre del alumno
• Cuales estan bloqueados (rojos) -- muestra el motivo si lo tiene

Es como una agenda visual. Muy practica para ver la semana entera.

Vista Diaria

Muestra un solo dia con todos sus bloques en detalle. Cada bloque aparece como una tarjeta mas grande con toda la informacion:

• Horario (ej: 09:00 - 10:00)
• Estado
• Alumno asignado (si tiene)
• Motivo del bloqueo (si corresponde)

Esta vista es ideal para el dia actual cuando necesitas gestionar bloque por bloque.

Estados de un bloque

Cada bloque puede estar en uno de estos estados:

Trabajar con bloques individuales

Al hacer clic en cualquier bloque del calendario, se abre un panel o dialogo con opciones segun el estado del bloque:

Si el bloque esta Disponible

Podes:

• Asignar alumno: Seleccionar un alumno de la lista para reservar ese horario. El bloque pasa a "Reservado".
• Bloquear: Marcar el bloque como no disponible. Te va a pedir un motivo (mantenimiento, clima, festivo, otro). El bloque pasa a "Bloqueado".
• Eliminar bloque: Si el bloque no deberia existir, lo podes borrar.

Si el bloque esta Reservado

Podes:

• Ver datos: Ver que alumno tiene la reserva.
• Crear vuelo: Convertir la reserva en un vuelo real. Se abre un asistente (wizard) que te guia paso a paso para crear el vuelo con los datos pre-cargados (aeronave, horario, alumno).
• Liberar: Sacar al alumno y volver el bloque a "Disponible".
• Cambiar estado: Moverlo a "Bloqueado" si es necesario.

Si el bloque esta Bloqueado

Podes:

• Desbloquear: Volver el bloque a "Disponible".
• Ver motivo: Ver por que se bloqueo.

Nota importante: Bloquear un bloque NO cancela automaticamente un vuelo si ya tenia uno asociado. Si necesitas cancelar un vuelo, hacelo desde la seccion de Vuelos.

Crear un vuelo desde un bloque

Esta es una de las funciones mas usadas. Cuando un bloque ya tiene un alumno asignado (estado "Reservado"), podes crear el vuelo directamente:

1. Hace clic en el bloque reservado
2. Toca "Crear Vuelo"
3. Se abre el Asistente de Vuelo con los datos ya completados:
   • Aeronave (la de la grilla)
   • Horario de inicio y fin (los del bloque)
   • Alumno (el que tiene la reserva)
4. Solo te falta agregar:
   • Instructor (seleccionalo de la lista)
   • Tipo de vuelo (Instruccion, Navegacion, Solo, Examen)
   • Aeropuerto de salida y llegada (codigos ICAO)
5. Toca "Crear Vuelo"

El bloque pasa a estado "Ocupado" y el vuelo queda registrado en la seccion de Vuelos.

Tip: Si tu escuela siempre usa el mismo aeropuerto de salida, el sistema lo recuerda para que no tengas que escribirlo cada vez.

Reservas Extendidas (bloques recurrentes)

Las reservas extendidas son para alumnos que vuelan siempre los mismos dias y horarios. En vez de reservar bloque por bloque, podes hacerlo todo de una vez.

Como crear una reserva extendida

1. En la pantalla de Programacion, toca el boton "Reserva Extendida"
2. Completa:

3. Toca "Confirmar"

El sistema busca todos los bloques disponibles que coincidan con los criterios y los reserva automaticamente para ese alumno. Si algun bloque ya esta ocupado o bloqueado, te avisa y no lo incluye.

Ejemplo practico

Supongamos que Juan Perez quiere volar todos los martes y jueves a las 9 de la manana durante el trimestre abril-junio. Con la reserva extendida, en un solo paso le reservas ~26 bloques. Sin esta funcion, tendrias que hacer 26 reservas individuales.

Nota importante: Las reservas extendidas solo reservan bloques que esten disponibles. Si hay feriados o dias donde el bloque ya esta tomado, el sistema los salta y te informa cuales no se pudieron reservar.

Crear bloques manualmente

A veces necesitas agregar un bloque que no estaba en la configuracion original. Por ejemplo, un sabado especial o un horario extra.

1. En la pantalla de Programacion, toca el boton "+"
2. Completa:
   • Fecha
   • Hora de inicio
   • Hora de fin
   • Maximo de usuarios (cuantos alumnos pueden reservar ese bloque)
3. Toca "Crear"

El bloque aparece en el calendario como un bloque normal.

Motivos de bloqueo

Cuando bloqueas un bloque, podes elegir entre varios motivos:

Tip: Usar los motivos correctos te ayuda despues a generar reportes de por que se perdieron horas de vuelo.

Permisos

No todos los usuarios pueden hacer las mismas cosas en la Programacion:

Los alumnos ven los bloques disponibles desde la app movil y pueden reservar los que tengan habilitados. Los instructores ven en su panel los bloques donde estan asignados.

Flujo tipico de trabajo

Asi es como funciona la programacion en la practica del dia a dia:

1. Una vez al trimestre: Creas las grillas y configuraciones de disponibilidad para las aeronaves e instructores.
2. Cuando se inscribe un alumno: Le asignas permisos de aeronave y grilla.
3. Cuando un alumno quiere volar: Reservas el bloque manualmente desde aca, o el alumno lo reserva desde la app.
4. El dia del vuelo: Creas el vuelo desde el bloque reservado.
5. Despues del vuelo: Cerras el vuelo registrando las horas reales.

Problemas comunes

"No veo bloques en el calendario"

• Verifica que tenes una grilla seleccionada en el desplegable superior.
• Confirma que la grilla tiene una configuracion de disponibilidad activa para el rango de fechas que estas viendo.
• Revisa que la grilla este en estado "Activa".

"Un alumno dice que no puede ver los horarios en la app"

• Verifica que el alumno tenga permisos de acceso a la grilla y la aeronave. Esto se configura desde Usuarios > Permisos del usuario (ver Capitulo 17).

"Quiero cambiar la duracion de los bloques"

• No podes cambiar la duracion de bloques ya generados. Lo que podes hacer es:
  1. Eliminar los bloques futuros que ya no sirven
  2. Crear una nueva configuracion con la duracion correcta

"Reserve un bloque por error para el alumno equivocado"

• Hace clic en el bloque, selecciona "Liberar" para quitarle el alumno, y luego reasigna al alumno correcto.

"Necesito bloquear una semana entera por vacaciones"

• Podes seleccionar cada bloque individualmente y bloquearlo, o contactar al soporte de NAVIA para hacer un bloqueo masivo.