Capitulo 20: Pagos, Cuentas Corrientes y Liquidaciones

Las finanzas de tu escuela en un solo lugar

NAVIA te ofrece un sistema financiero completo para manejar los cobros a alumnos, ver saldos, registrar pagos y calcular cuanto pagarle a cada instructor. En este capitulo cubrimos tres secciones de la sidebar: Registro Pagos, Cuentas Corrientes y Liquidaciones.

PARTE 1: Registro de Pagos

Acceder

Toca "Registro Pagos" en la barra lateral.

Lo que ves al entrar

Encabezado:

• Titulo: "Registro de Pagos"
• Descripcion: "Historial y gestion de pagos recibidos"
• Boton: "Registrar Pago" (con icono "+")

Tres tarjetas de resumen:

La tabla de pagos

Muestra todos los pagos registrados con las siguientes columnas:

Buscar pagos

Arriba de la tabla hay un buscador. Podes buscar por nombre del alumno, metodo de pago o referencia.

Registrar un pago nuevo (el asistente paso a paso)

Esta es la funcion estrella de la seccion financiera. Al tocar "Registrar Pago", se abre un asistente de 4 pasos con una barra de progreso en la parte superior.

Paso 1: Seleccionar Usuario

Se muestra una lista de todos los usuarios de la escuela con buscador. Cada usuario aparece con:

• Avatar con iniciales
• Nombre completo
• Email

Hace clic en el usuario que esta pagando. Queda marcado con un borde azul y un check.

Tip: Si ya sabes quien es, usa el buscador para encontrarlo rapido por nombre o email.

Paso 2: Tipo de Pago

Cuatro tarjetas te permiten elegir que tipo de pago es:

Si elegiste "Pack de Horas": Aparece una seccion adicional donde elegis cual pack. Se muestran los packs activos con nombre, cantidad de horas, precio y validez.

Por ejemplo, si tu escuela tiene un "Pack 10 Horas Instruccion" a $500.000 valido por 90 dias, lo seleccionas y el monto se calcula automaticamente.

Si elegiste "Horas a Tarifa": Aparece la lista de tarifas vigentes para que selecciones cual aplicar (ej: "Instruccion Cessna 172 - $45.000/hora"). Despues ingresas la cantidad de horas.

Si la tarifa esta en dolares, aparece un campo adicional para ingresar el tipo de cambio (valor del dolar en pesos).

El sistema calcula el total automaticamente y te lo muestra:

10 horas x $45.000/hora = $450.000

Si elegiste "Pago General" o "Pago de Deuda": No hay seleccion adicional. El monto lo pones en el paso 4.

Toca "Siguiente".

Paso 3: Metodo de Pago

Se muestran los metodos de pago configurados en tu escuela como tarjetas seleccionables. Los mas comunes:

Saldo a favor: Si el alumno tiene saldo positivo en su cuenta corriente, aparece un recuadro verde que dice "Saldo a favor disponible: $XX.XXX". Podes tildar la opcion "Usar saldo a favor para este pago" y el sistema descuenta automaticamente del saldo existente.

Si el saldo cubre el total del pago, aparece un mensaje azul: "El saldo a favor cubre el total del pago. No se requiere metodo de pago adicional."

Toca "Siguiente".

Paso 4: Detalles del Pago

En este ultimo paso completas los detalles finales:

Resumen: Un recuadro gris muestra todo lo que seleccionaste: usuario, tipo de pago, pack/tarifa (si aplica), metodo de pago y saldo a favor.

Toca "Registrar Pago" para confirmar.

Ejemplo completo

Supongamos que Maria Gonzalez compra un "Pack 10 Horas" de $500.000, pagando en efectivo:

1. Paso 1: Seleccionas "Maria Gonzalez"
2. Paso 2: Elegis "Pack de Horas" y seleccionas "Pack 10 Horas Instruccion" ($500.000)
3. Paso 3: Elegis "Efectivo"
4. Paso 4: El monto ya dice $500.000, el concepto dice "Pack: Pack 10 Horas Instruccion". Pones en referencia "Recibo #456"
5. Tocas "Registrar Pago"

Resultado: Maria tiene 10 horas en su cuenta y $500.000 registrados como ingreso.

Cancelar un pago

Si te equivocaste o el pago se hizo de mas:

1. En la tabla de pagos, toca los tres puntos del pago confirmado
2. Selecciona "Cancelar Pago"
3. Se abre un dialogo: "¿Estas seguro de que deseas cancelar este pago de $50.000 de Juan Perez? Esta accion revertira el movimiento en la cuenta corriente."
4. Toca "Cancelar Pago" para confirmar

Nota importante: Cancelar un pago revierte automaticamente el credito en la cuenta corriente del alumno. Si el alumno compro horas a tarifa, las horas se quitan. Si compro un pack, el pack se cancela.

PARTE 2: Cuentas Corrientes

Acceder

Toca "Cuentas Corrientes" en la barra lateral.

Lo que ves al entrar

Encabezado:

• Titulo: "Cuentas Corrientes"
• Descripcion: "Estado de cuenta de alumnos e instructores"
• Boton: "Exportar" (con icono de descarga) para bajar la informacion

Cinco tarjetas de resumen:

La tabla de cuentas

Cada alumno/usuario aparece como una fila con:

Ver detalle de una cuenta

Al hacer clic en una fila (o en el icono de ojo), se abre la pagina de detalle de la cuenta del usuario con:

• Resumen del saldo: Saldo monetario actual, horas disponibles (desglosadas por pack y pagas)
• Historial de movimientos monetarios: Cada pago, cargo por vuelo, ajuste manual, con fecha y monto
• Historial de movimientos de horas: Cada consumo de horas, compra de pack, con fecha y cantidad
• Opciones: Registrar un pago para este usuario, hacer un ajuste manual

Ajuste manual

Si necesitas corregir el saldo de un alumno (por un error, una bonificacion especial, etc.):

1. Entra al detalle de la cuenta del alumno
2. Toca "Ajuste"
3. Ingresa:
   • Monto (positivo para acreditar, negativo para debitar)
   • Motivo (obligatorio)
4. El movimiento queda registrado en el historial

Por ejemplo, si le queres dar un descuento de $10.000 a un alumno por una promocion: pones monto +10.000 y motivo "Descuento promocion trimestral".

PARTE 3: Liquidaciones de Instructores

Concepto

Los instructores cobran por las horas de vuelo que dan. La liquidacion es el proceso de calcular cuanto se le debe a cada instructor por los vuelos de un periodo, aprobarlo y registrar el pago.

Acceder

Toca "Liquidaciones" en la barra lateral.

Lo que ves al entrar

Encabezado:

• Titulo: "Liquidaciones"
• Descripcion: "Gestion de liquidaciones a instructores"
• Boton: "Nueva Liquidacion" (con icono "+")

Cuatro tarjetas de resumen:

Filtros

• Estado: Desplegable para filtrar por Todos, Borrador, Aprobada, Pagada, Cancelada
• Buscador: Para buscar por nombre del instructor o periodo
• Boton de recarga: Para refrescar los datos

La tabla de liquidaciones

Estados de una liquidacion

Generar una liquidacion nueva

1. Toca "Nueva Liquidacion"
2. Se abre un dialogo donde seleccionas:
   • Instructor: De la lista de instructores de tu escuela
   • Periodo: Rango de fechas (desde - hasta)
3. El sistema calcula automaticamente:
   • Todos los vuelos completados del instructor en ese periodo
   • Las horas de cada vuelo
   • El monto segun las tarifas configuradas para ese instructor
4. Se genera un borrador

Aprobar una liquidacion

1. En la tabla, toca el boton de check verde en una liquidacion en estado "Borrador"
2. Se abre un dialogo: "Aprobar liquidacion de [Nombre] por [Monto]"
3. Podes agregar notas opcionales
4. Toca "Aprobar"

Registrar el pago

1. En la tabla, toca el boton de signo de pesos verde en una liquidacion "Aprobada"
2. Se abre un dialogo con:
   • Metodo de Pago (obligatorio): Efectivo, Transferencia o Cheque
   • Referencia (opcional): Numero de transferencia, cheque, etc.
   • Notas (opcional): Observaciones
3. Toca "Registrar Pago"

La liquidacion pasa a estado "Pagada".

Cancelar una liquidacion

1. En la tabla, toca el boton de X roja en una liquidacion en estado "Borrador"
2. Se abre un dialogo pidiendo el motivo
3. Toca "Cancelar Liquidacion"

Nota importante: Solo se pueden cancelar liquidaciones en estado "Borrador". Las aprobadas o pagadas no se pueden cancelar.

Ejemplo completo

A fin de mes, queres liquidar a la instructora Maria Gomez por sus vuelos de marzo:

1. Tocas "Nueva Liquidacion"
2. Seleccionas "Maria Gomez" y periodo 01/03/2026 - 31/03/2026
3. El sistema calcula: 18 vuelos, 27.5 horas, subtotal $825.000
4. Revisas que todo este bien y tocas "Aprobar"
5. Le pagas por transferencia y tocas "Registrar Pago" con metodo "Transferencia" y referencia "CBU-123456"
6. La liquidacion queda como "Pagada"

Problemas comunes

"El saldo de un alumno no coincide con lo que deberia"

• Revisa el detalle de la cuenta para ver todos los movimientos. Busca si hay cargos duplicados, ajustes manuales o pagos cancelados que no esperabas.

"Un vuelo no se cobro al alumno"

• Verifica que el vuelo este en estado "Completado". Los vuelos pendientes de revision no generan cargos.
• Verifica que la tarifa correspondiente al tipo de vuelo este configurada.

"Quiero devolver dinero a un alumno"

• Podes hacer un ajuste manual positivo en su cuenta corriente, o cancelar el pago original si todavia es posible.

"La liquidacion del instructor no incluye todos sus vuelos"

• Revisa el rango de fechas. Los vuelos fuera del periodo no se incluyen.
• Verifica que los vuelos esten en estado "Completado".
• Confirma que los vuelos tengan al instructor asignado correctamente.

"No se cuanto cobrarle a un alumno por hora"

• Las tarifas se configuran en la seccion de Tarifas (ver Capitulo 21). Cada tipo de vuelo tiene su precio por hora.